Đón khách quốc tế đến trụ sở cơ quan
05/09/2014
Lượt xem: 965
Ý nghĩa lễ tân của từng động tác ( như các bộ phận của chiếc đồng hồ ): Đồng bộ, chu đáo, gây ấn tượng tốt. Cán bộ phụ trách lễ tân cần quán xuyến các khâu theo sự chỉ đạo thống nhất của thủ trưởng cơ quan.
Ý nghĩa lễ tân của từng động tác (như các bộ phận của chiếc đồng hồ): Đồng bộ, chu đáo, gây ấn tượng tốt. Cán bộ phụ trách lễ tân cần quán xuyến các khâu theo sự chỉ đạo thống nhất của thủ trưởng cơ quan.
- Khi khách đến: Mọi khâu đón tiếp phải sẵn sàng. Cán bộ lễ Tân đón tại cổng vào cơ quan, hướng dẫn lái xe đậu xe đúng hướng cửa vào nhà (Tránh khách phải đi vòng vòng), hướng dẫn khách đi vào phòng khách.
- Phòng tiếp khách : Bố trí bàn ghế phù hợp tính chất và thành phần đoàn khách. Trang trí không lòe loẹt. Hoa tươi, ly, tách sạch sẽ (chú ý nhà vệ sinh)
- Người chủ trì cuộc tiếp có mặt trong phòng trước hoặc ra tận cổng để đón khách tùy theo mức độ thân tình và yêu cầu tranh thủ (nhất thiết không được đến sau khách). Nhân viên Lễ tân mời khách ngồi đúng vị trí (Tránh tình trạng yêu cầu khách thay đổi chỗ ngồi). Nhân viên lễ tân giới thiệu cương vị người chủ trì cuộc tiếp cho trưởng đoàn khách.
- Hai bên giới thiệu thành phần đoàn cho nhau ( phía chủ nhà chủ động giới thiệu trước). Về cách giới thiệu: Nên giới thiệu họ tên, chức danh kèm theo một câu ngắn. Chức danh quan trọng trong quan hệ chính thức, ít quan trọng trong quan hệ thân tình. Khi giới thiệu thứ tự họ, tên, nên theo đúng văn hóa và cách xưng hô của các dân tộc (Pháp, Trung Quốc, Việt Nam, Nga, Mỹ la Tinh...). Trao đổi danh thiếp (trao nhận hai tay, cần đọc, không bỏ túi ngay, ứng xử nếu ta không có danh thiếp)
- Thỏa thuận về chương trình cuộc viếng thăm, không được tùy tiện thay đổi sau khi thỏa thuận.
- Tiến hành hội đàm: Hai bên thông báo cho nhau....(nội dung tùy thuộc vào tính chất từng đoàn khách và yêu cầu của hai bên )
- Phục vụ vật chất nên đơn giản: Trà nóng, nước lọc, trái cây. Hết sức chú ý vấn đề vệ sinh thực phẩm, vệ sinh ly cốc ( phải không có vân tay). Nhà vệ sinh cần có những thứ cần thiết như nước, giấy, xà phòng....