Căn cứ Nghị định số 21/2001/NĐ-CP ngày 28/5/2001 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh nhập cảnh, xuất cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam và Thông tư liên tịch số 04/2001/TTLT/BCA-BNG ngày 29/01/2002 của Bộ công an và Bộ Ngoại giao hướng dẫn thi hành Nghị định 21/2001/NĐ-Cp của Chính phủ, Sở Ngoại vụ có một số hướng dẫn như sau:

1. Trước khi tiến hành làm thủ tục nhập cảnh, gia hạn thị thực và tạm trú cho khách, đại diện là người Việt Nam của các tổ chức doanh nghiệp phải trực tiếp đến nộp hồ sơ chứng minh tư cách pháp nhân tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh – Bộ Công an (Số 40 Hàng Bài, Hà Nội). Hồ sơ gồm:

- Giấy phép hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc thành lập tổ chức, doanh nghiệp.

- Văn bản đăng ký hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp, có xác nhận đồng ý của Ủy ban nhân dân thành phố.

- Giấy xác nhận đăng ký mẫu dấu của tổ chức, doanh nghiệp do cơ quan công an cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cấp.

- Văn bản của tổ chức, doanh nghiệp giới thiệu con dấu và chữ ký của người có thẩm quyền của đơn vị.

Việc nộp hồ sơ nêu trên chỉ thực hiện một lần; khi có sự thay đổi nội dung trong hồ sơ, đề nghị tổ chức, doanh nghiệp có văn bản thông báo cho Cục Quản lý xuất nhập cảnh để bổ sung hồ sơ.

2. Sau khi đã chứng minh tư cách pháp nhân tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh, tổ chức, doanh nghiệp có thể tiến hành làm các thủ tục nhập cảnh, gia hạn thị thực và tạm trú cho khách. Cụ thể như sau:

a) Để xin nhập cảnh cho khách (hj tên; ngày sinh; nơi sinh; quốc tịch; số hộ chiếu; nghề nghiệp/chức vụ)

- Mục đích nhập cảnh; thời gian và địa phương lưu trú tại Việt Nam; cửa khẩu nhập xuất cảnh Việt Nam; nơi xin cấp thị thực ở nước ngoài.

- Trường hợp xin cấp thị thực tại cửa khẩu phải nêu rõ lý do, thời gian đến và cửa khẩu nhập cảnh.

Cục Quản lý xuất nhập cảnh sẽ trả lời kết quả xét duyệt nhập cảnh của khách sau 05 ngày làm việc.

b) Để gia hạn thị thực và tạm trú cho khách, đại diện của tổ chức, doanh nghiệp bảo lãnh khách nộp hồ sơ tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh; hồ sơ gồm:

- Văn bản đề nghị của tổ chức, doanh nghiệp.

- Hộ chiếu, thị thực còn giá trị của khách (trường hợp thị thực bị quá thời hạn, tổ chức, doanh nghiệp phải có văn bản giải trình).

- Tờ khai xin gia hạn thị thực và tạm trú có chữ ký của khách và xác nhận của người có thẩm quyền của tổ chức, doanh nghiệp.

- Trường hợp khách xin thị thực rời cần dán 01 ảnh cỡ 4 x 6 cm vào tờ khai, đóng dấu giáp laii của tổ chức, doanh nghiệp và nộp thêm 01 ảnh cùng loại (Lưu ý: ảnh trong hồ sơ chụp chưa quá 01 năm, mắt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu).

Cục Quản lý xuất nhập cảnh sẽ xem xét và giải quyết hồ sơ xin gia hạn thị thực và tạm trú cho khách sau 30 ngày làm việc.

Những trường hợp cần thiết phải hướng dẫn cụ thể hơn, các tổ chức, doanh nghiệp có thể đến Sở Ngoại vụ Cao Bằng (Phòng Ngoại vụ - Lãnh sự) để được giúp đỡ.