1. Đăng ký việc kết hôn giữa hai công dân Việt Nam cùng tạm trú ở nước ngoài

Hai bên nam, nữ phải trực tiếp đến nộp hồ sơ tại Cơ quan đại diện. Trường hợp một trong hai bên không thể đến nộp hồ sơ mà có lý do chính đáng thì cần có đơn xin nộp hồ sơ vắng mặt, ghi rõ lý do.

Hồ sơ đăng ký kết hôn của mỗi bên cần có các giấy tờ sau:

Tờ khai đăng ký kết hôn, trong đó khai đầy đủ các mục và có chữ ký của cả hai bên nam, nữ.

Tờ khai đăng ký kết hôn theo mẫu quy định (mẫu TP/HTNNG-2003-KH.1) có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền về việc trước khi xuất cảnh ra nước ngoài đương sự là người chưa có vợ hoặc chồng. Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do các cơ quan có thẩm quyền cấp thì không cần nộp Tờ khai đăng ký kết hôn có xác nhận này. Tờ khai đăng ký kết hôn có xác nhận hoặc giấy xác nhận tình trạng hôn nhân nêu ở điểm này phải là bản chính (có dấu đỏ), không được là bản sao, kể cả bản sao có công chứng.

Xác nhận tình trạng hôn nhân nêu tại điểm này cần ghi rõ những yếu tố sau: họ tên, ngày, tháng, năm sinh, địa chỉ đăng ký hộ khẩu thường trú (hoặc cơ quan công tác) hiện tại chưa đăng ký kết hôn với ai; lần này kết hôn là lần thứ mấy (nêu rõ lần kết hôn).

Thẩm quyền xác nhận về tình trạng hôn nhân như sau:

Xác nhận về tình trạng hôn nhân đối với công dân Việt Nam tạm trú ở nước ngoài do Ủy ban nhân dân xã, phường ở trong nước xác nhận cho thời gian trước khi đương sự xuất cảnh.

Trong trường hợp một bên là cán bộ, công chức, người lao động đang công tác tại các cơ quan của Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị xã hội, doanh nghiệp nhà nước hoặc đang phục vụ trong các đơn vị thuộc lực lượng vũ trang nhân dân xin kết hôn với công dân Việt Nam đang tạm trú ở nước ngoài thì việc xác nhận tình trang hôn nhân trong Tờ khai đăng ký kết hôn do thủ trưởng cơ quan, đơn vụ chủ quản của người đó thực hiện.

Trường hợp đương sự đã cư trú tại một nước thứ ba từ 6 tháng trở lên trước khi đến nước tiếp nhận thì cần xuất trình thêm giấy xác nhận của cơ quan đại diện Việt Nam tại nước thứ ba đó về việc đương sự không đăng ký kết hôn trong thời gian lưu trú tại nước này (xem thêm mục 5.5 về việc cấp GIấy xác nhận chưa đăng ký kết hôn).

Đối với trường hợp vợ hoặc chồng chết hoặc bị tuyên bố là chết thì trong hồ sơ cần có bản sao Giấy chứng tử.

Đối với trường hợp ly hôn thfi trong hồ sơ cần có bản sao bản án hoặc quyết đinh cho ly hôn của Tòa án Việt Nam đã có hiệu lực pháp luật.

Trong trường hợp bản án, quyết định cho ly hôn của Tòa án hoặc cơ quan khác có thẩm quyền của nước ngoài thuộc loại phải ghi chú vào sổ hộ tịch theo quy định của pháp luật Việt Nam về đăng ký hộ tịch thì bản án, quyết định đó phải được ghi chú trước khi nộp hồ sơ (được Bộ Tư pháp đồng ý và được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ghi vào sổ thay đổi về hộ tịch – xem thêm các điều từ 83 – 85 Nghị định số 83/1998/NĐ-CP ngày 10/10/1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch).

Những người công tác, lao động, học tập ở nước ngoài thuộc sự quản lý của bộ phận chuyên trách của cơ quan đại diện hoặc các cơ quan, tổ chức khác của Việt Nam có đại diện ở nước ngoài thì cần có xác nhận hoặc giấy giới thiệu của bộ phận, cơ quan đó.

Giấy khai sinh (nếu là bản sao thì phải có công chứng hợp lệ).

Bản chụp hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế, xuất trình bản chính để đối chiếu.

2. Đăng ký việc kết hôn giữa công dân Việt Nam với công dân nước ngoài hoặc giữa công dân Việt Nam với nhau mà một bên hoặc cả hai bên cùng định cư ở nước ngoài.

Hồ sơ đăng ký kết hôn, ngoài các giấy tờ nêu tại mục 5.3.1, đương sự cần nộp thêm các giấy tờ sau:

Tờ khai đăng ký kết hôn có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước mà người nước ngoài là công dân hoặc thường trú (đối với người không quốc tịch), cấp chưa quá 6 tháng, tính đến nhận hồ sơ, xác nhận hiện tại đương sự là người không có vợ hoặc không có chồng. Việc xác nhận người nước ngoài không có vợ hoặc không có chồng có thể bằng một văn bản riêng. Trong trường hợp pháp luật nước ngoài không quy định việc xác nhận vào Tờ khai hoặc cấp loại giấy này thì có thể thay bằng việc xác nhận lời tuyên thệ của đương sự về việc không có vợ hoặc không có chồng, phù hợp với pháp luật nước đó.

Xác nhận về tình trạng hôn nhân đối với công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài do các cơ quan có thẩm quyền ở trong nước cấp xác nhận cho thời gian trước khi đương sự xuất cảnh ra nước ngoài (nếu trước đây đương sự đã thường trú ở Việt Nam). Đối với thời gian ở nước ngoài, phải có giấy xác nhận cả cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại, trừ khi lãnh sự có đầy đủ cơ sở để khẳng định đương sự không có vợ (chồng).

Đối với công dân Việt Nam đang phục vụ trong các lực lượng vũ trang hoặc đang làm iệc có liên quan trực tiếp đến bí mật quốc gia thì phải nộp giấy xác nhận của cơ quan, tổ chức quản lý ngành cấp Trung ương hoặc cấp tỉnh, xác nhận việc người đó kết hôn với người nước ngoài hoặc không trái với quy định của ngành đó.

Lý lịch cá nhân theo mẫu quy định (mẫu TP/HTNNg-2003-KH2)

Giấy xác nhận của tổ chức y tế có thẩm quyền của Việt Nam hoặc nước ngoài cấp chưa quá 6 tháng, tính đến ngày nhận hồ sơ, xác nhận hiện tại người đó không mắc bệnh tâm thần hoặc mắc bệnh tâm thần nhưng chưa đến mức không có khả năng nhận thức được hành vi của mình, không mắc bệnh hoa liễu.

Các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc công chứng, chứng thực phải được hợp pháp hóa theo quy định về hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa và phải được dịch ra tiếng Việt. Bản dịch cũng phải được công chứng theo quy định về công chứng