a. Công ước Viên về quan hệ ngoại giao (1961) đã xếp những người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao thành ba cấp

- Cấp đại sứ và Người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao khác có hàm tương đương được bổ nhiệm bên cạnh Nguyên thủ Quốc gia. Trong nội khối thịnh vượng chung, Người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao được gọi là Cao ủy. Cao ủy được xếp ngôi thứ như Đại sứ.

- Cấp Công sứ được bổ nhiệm bên cạnh Nguyên thủ Quốc gia.

- Cấp Đại biện được bổ nhiệm bên cạnh Bộ trưởng Ngoại giao

Đại biện lâm thời là một viên chức ngoại giao (thường là người thứ hai sau Trưởng Cơ quan đại diện ngoại giao) được cử làm quyền Trưởng cơ quan đại diện ngoại giao khi Trưởng cơ quan không có mặt ở nước tiếp nhận hoặc vì lí do nào đó không thực thi được nhiệm vụ.

Theo Công ước Viên, Người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao (Đại sứ) được coi là đã nhậm chức tại nước tiếp nhận kể từ khi đã trình Thư ủy nhiệm hoặc kể từ khi đã thông báo là đã đến và đã trao bản sao Thư ủy nhiệm lên Bộ Ngoại giao. Trong thực tiễn ngoại giao, ở hầu hết các nước Người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao chỉ được chấp nhận khi đã trình Quốc thư lên Nguyên thủ Quốc gia nước tiếp nhận (Quốc thư được hiểu là Thư ủy nhiệm Đại sứ mới và Thư triệu hồi người tiền nhiệm).

Về ngôi thứ giữa những Người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao được giữ trình tự ở từng cấp và trong từng cấp được căn cứ theo thứ tự thời gian trình Quốc thư hoặc ngày được giới thiệu.

Các cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế không phải là cơ quan đại diện ngoại giao nhưng được đối xử gần như cơ quan đại diện ngoại giao. Trong quan hệ quốc tế, quan hệ song phương giữa các quốc gia là mối quan hệ cao nhất. Vì vậy, khi tổ chức hoạt động đối ngoại có mời cả Đại sứ, Đại biện, Trưởng đại diện của tổ chức quốc tế thì xếp vị trí theo thứ tự: Đại sứ, Đại biện, Trưởng đại diện của tổ chức quốc tế.

b. Ngôi thứ giữa các viên chức trong một cơ quan đại diện ngoại giao được sắp xếp theo hàm ngoại giao như sau:

- Đại sứ

- Công sứ

- Tham tán Công sứ

- Tham tán

- Bí thư thứ nhất

- Bí thư thứ hai

- Bí thư thứ ba

- Tùy viên

Tùy viên Quốc phòng là trường hợp đặc biệt, thường được xếp sau vị trí người thứ hai hoặc thứ ba của cơ quan đại diện ngoại giao tùy theo quy định của nước cử. Trong một cơ quan đại diện ngoại giao không nhất thiết phải cử đầy đủ cán bộ theo ngôi thứ như trên.

c. Cơ quan đại diện ngoại giao gồm:

- Đại sứ quán (do Đại sứ đặc mệnh toàn quyền đứng đầu)

- Công sứ quán (do Công sứ toàn quyền đứng đầu)

- Đại biện quán (do Đại biện thường trú đứng đầu)

Trong thực tiễn ngoại giao hiện nay, hầu hết các nước thiết lập quan hệ ngoại giao cấp Đại sứ và mở cơ quan đại diện ở cấp Đại sứ quán. Phái đoàn thường trực tại Liên hợp quốc là cơ quan đại diện ngoại giao tại Tổ chức quốc tế.

d. Công ước Viên về quan hệ lãnh sự (1963) chia những Người đứng đầu cơ quan lãnh sự thành 4 cấp:

- Tổng Lãnh sự

- Lãnh sự

Phó lãnh sự

Đại lý lãnh sự

e. Trong một hoạt động đối ngoại có sự tham gia của cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự, cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế thì xếp theo thứ tự:

- Cơ quan đại diện ngoại giao

- Cơ quan lãnh sự

- Cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế